Kod prvog ulaska u bilo koju stranicu za upis ili promjenu podataka, web preglednik (browser) će pokazati dialog za upis korisničkih poodataka. Potrebno je upisati User Name i Password. Nakon uspješnog logiranja preglednik više neće tražiti te podatke i tada se može pristupati svim stranicama za izmjenu ili upis podataka. U slučaju da korisnički podaci nisu ispravni pojaviti će se stranica sa natpisom "Authorization Required" i upis ili izmjena podataka neće biti moguća.

Na ulazu u referalnu bazu (početna stranica) vidljiv je link:
Promijena password-a (za korisnike koji imaju pristup dijelovima baze pod autorizacijom)
Pomoću tog linka dolazite na stranicu gdje možete promijeniti svoj password.

Kod svakog upisa ili izmjene podataka u gornjem desnom kutu dialoga su ispisani koji korisnik i sa koje TCP/IP adrese pristupa bazi. Ti podaci zajedno sa podatkom što korisnik upisuje ili mijenja u bazi se također pohranjuju radi sigurnosti podataka i kontrole pristupa bazi.

Podaci se uvijek popunjavaju redom odzgo prema dolje. Taj redosljed je potreban jer često prethodni odabir uvjetuje sadržaj slijedećeg polja (U primjeru na slici odabrana "Grupa parametara" uvjetuje sadržaj izbora "Parametar"). Padajuće liste se aktiviraju pritiskom na strelicu na desnoj strani polja, ili se jednostavno može utipkati prvo slovo izbora i zatim strelicama na tipkovnici odabrati odgovarajuću vrijednost.
Crvenom bojom su označena polja koja se obavezno moraju popuniti. Ne popunjavanje uzrokuje pri pokušaju upisa u bazu dialog upuzorenja ili poruku o grešci i upis nije moguć.
Veća polja - tekst područja (text area) služe za upis dužih dijelova teksta (opisa i slično). Svaki novi red kod upisa u ta polja (pritisnuti ENTER) kod prikaza podataka iz polja počinje novi odlomak (paragraf).

Kod upisa numeričkih vrijednosti uvijek se koristi decimalna točka.

Iza polja je naveden format tražene vrijednosti za upis u bazu, odnosno broj cijelih i decimalnih mjesta prikazan devetkama (na primjer "99.99" - dva cijela i dva decimalna mjesta).

Ako se u numeričko polje upiši ne numerička vrijednost, ili se koristi zarez, ili se koristi prevelikli broj decimalnih mjesta, pri pokušaju upisa u bazu dobije se poruka o grešci. Tada se u pregledniku potrebno vratiti stranicu unazad (strelica "Back"), na formi za upis ispraviti grešku i pokušati ponovo upis u bazu.

Kod upisa (ili promjene) zemljopisnih koordinata dovoljno je koordinate upisati u samo jednom (bilo kojem) obliku. Koordinate se u bazi čuvaju u decimalnom obliku sa osam decimalnih mjesta.

Upis koordinata (ako su točne numeričke koordinate nepoznate) moguće je napraviti i klikom na appletu karta u 6 koraka.

1. Postaviti applet u mod upisa koordinata klikom na "o>" checkbox.
2. Kliknuti na karti na mjesto gdje se nalazi postaja (prije toga dovoljno zumirati željeno područje).
3. Aktivirati slanje podataka sa appleta u formu za upis (popunjavaju se sva tri oblika koordinata istim preračunatim vrijednostima).
4. Upisati ime postaje.
5. Upisati dubinu mora na mjestu postaje.
6. Spremiti (upisati) podatke u bazu.

Sve upisane koordinate se provjeravaju obalnom linijom iz baze (ista se koristi kod iscrtavanja appleta karta) i ako se algoritmom utvrdi da postaja leži na KOPNU ili na OTOKU pri upisu se javlja upozorenje. Kako trenutno dostupna obalna linija nije sasvim točna to je samo upozorenje i takav podatak se može spremiti u bazu (pritisnite "Upiši u bazu").

Krstarenja su u sklopu projekta i postaje se kod više krstarenja za isti projekat ponavljaju (isti ih je broj, ista imena, isti mjereni parametri i iste teoretski zemljopisne koordinate postaja). Da bi se olakšao i ubrzao upis krstarenja postaje se mogu kopirati, ili sa nekog prethodnog krstarenja na tom istom projektu, ili sa definicije postaja iz projekta. Nakon upisa onovnih podataka o krstarenju na dnu prikaza osnovnih podataka pomoću padajuće liste je moguće kopirati postaje u tri koraka:

1. Aktivirati padajuću listu smještenu iznat tipke "kopiraj postaje". Lista sadrži popis svih prethodnih krstarenja za pripadajući projekat (od novijega prema starijima) i na kraju popise postaja kako su definirane na projektu za sva vremenska razdoblja i sve pripadnosti.
2. Odabrati željeni skup postaja. Na primjeru sa slike to su postaje definirane za "Projekt Jadran", pripadnost im je "IOR-SPLIT" (polje pripadnost uz opis postaje), a iz skupa su postaja na projektu pod imenom "od 01.05.2003. do" što obićno označava vremensko razdoblje (ako se vremenom postaje na projektu mijenjaju lokacije).
3. Aktivirati kopiranje postaja čime se u krstarenje kopira odabrani skup postaja zajedno sa definicijama mjerenih parametara (instrument, odgovorna osoba).